Переход начинается с передачи дел
Если бухгалтер не отвечает, документы копятся или стоимость обслуживания растёт, сначала важно понять состояние учёта. Можно начать разговор с новой командой до окончательного расставания с прежним исполнителем: описать бизнес, проблемные периоды и то, какие документы доступны.
В Tutto Vero обсудим текущие задачи и составим порядок подключения. Работу за прошлые периоды и регулярное сопровождение оценим отдельно, чтобы было понятно, за что вы платите.
Что подготовить: список для руководителя
Используйте этот список для разговора с текущим бухгалтером. Состав передачи зависит от вашей деятельности и договорённостей.
- База учёта. Где работает 1С или другая программа, у кого доступ администратора, есть ли актуальная резервная копия и возможность проверить её открытие.
- Отчётность. Отправленные отчёты, квитанции о приёме, сообщения об ошибках и перечень периодов, по которым работа ещё не завершена.
- Первичные документы. Договоры, УПД, акты, накладные и список недостающих документов. Отдельно — документы на основные средства и складские остатки, если они есть.
- Банк и расчёты. Выписки, сведения о задолженности покупателей и поставщиков, акты сверок, выданные и полученные авансы.
- Сотрудники. Кадровые документы, начисления зарплаты, отпуска, задолженность по выплатам и незавершённые кадровые задачи.
- Переписка с ИФНС. Требования, отправленные ответы и подтверждения их получения. По каждому открытому вопросу — ответственный и срок.
- Сервисы и права. Перечень систем отчётности, ЭДО и рабочих кабинетов. Новые права доступа оформляйте через предусмотренные сервисом роли; пароли и закрытые ключи электронной подписи не пересылайте в обычном чате.
- Граница ответственности. Дата перехода, кто завершает каждый отчётный период, кто обрабатывает документы, поступившие с опозданием, и кому адресовать текущие вопросы.
Как организуем подключение
| Этап | Что определяем |
|---|---|
| Первый разговор | Форма бизнеса, режим, операции, сотрудники, причина смены и желаемая дата начала. |
| Оценка состояния | Какие данные доступны, есть ли незакрытые периоды и отдельные задачи по восстановлению. |
| Предложение | Состав обслуживания, стоимость, обязанности сторон и дополнительные работы. |
| Передача | Перечень полученных данных, недостающие документы и ответственные за открытые вопросы. |
До начала работы согласуем объём проверки. Подключение новой команды само по себе не означает, что ошибки прошлых периодов уже найдены и исправлены.
Если база или документы пока недоступны
Перечислите то, что сохранилось: банковские выписки, файлы отчётности, документы в ЭДО, резервные копии. Этого достаточно для первого обсуждения следующего шага. Оценка восстановления возможна после понимания доступных данных и периода.
Что написать нам первым сообщением
«Хотим сменить бухгалтера. У нас ООО на ОСНО, около 100 операций и 5 сотрудников. База 1С есть, по прошлому кварталу остались вопросы. Хотим обсудить переход и стоимость».
Это пример описания задачи, а не тариф или обязательный объём. Для первого сообщения не нужны паспортные данные, документы сотрудников и пароли.
Частые вопросы
Нужно ждать начала года?
Сначала обсудим переход в удобный для бизнеса момент. Ключевой вопрос — кто завершает текущий период и принимает поздние документы. Дату закрепим в плане подключения.
Можно оставить часть работы у себя?
Да, например сбор первичных документов или выставление счетов. В предложении разграничим задачи вашей команды и Tutto Vero.
Сколько будет стоить переход?
Стоимость зависит от состояния базы и состава задач. Регулярное сопровождение и восстановление прошлых периодов обсудим отдельно. Как сравнивать предложения бухгалтерских компаний.